Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und behandeln diese vertraulich gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG). Diese Erklärung sagt Ihnen in klarer Sprache, welche Daten bei uns anfallen, wer sie zu sehen bekommt und wann wir sie wieder löschen.

Verantwortlicher

GWS Installationstechnik GmbH, Kolbegasse 66a, 1230 Wien
office@gws-installationstechnik.at · 01/486 21 49

Welche Daten wir verarbeiten

• Kontakt- & Anfragedaten: Name, E-Mail, Telefon, Adresse und Ihre Nachricht – wenn Sie das Kontaktformular, die KI-Schadensmeldung, einen QR-Aushang im Haus oder einen Gerätesticker nutzen.
• Foto-Uploads: von Ihnen hochgeladene Bilder eines Schadens, eines Geräts oder eines Typenschilds. Fotos aus einer Wohnung zeigen mitunter mehr als den Schaden – wir verwenden sie ausschließlich zur Einschätzung und Bearbeitung Ihrer Meldung.
• Angaben zum Einsatz: Top-Nummer, gewünschte Zeitfenster, Zugangshinweise und wie dringend es aus Ihrer Sicht ist.
• Auftrags- und Rechnungsdaten: Leistungsort, erbrachte Leistungen, Termine, Rechnungen und Zahlungen, wenn aus der Anfrage ein Auftrag wird.
• Objekt- und Anlagendaten: Gebäude, Wohneinheiten und verbaute Geräte samt Wartungsständen – bei Liegenschaften, für die wir die technische Betriebsführung übernehmen.
• Telefonanrufe beim KI-Telefonassistenten: Ihre Rufnummer, Name, Adresse des Einsatzorts, Ihr Anliegen und weitere Angaben, die Sie im Gespräch nennen, sowie eine technische Gesprächskennung (siehe unten).
• Bewerbungen: was Sie uns über das Karriereformular schicken.
• Server-Logdaten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Seite, Browsertyp – automatisch beim Aufruf, zum sicheren Betrieb.

Zwecke & Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung Ihrer Anfrage, Angebotslegung und Abwicklung des Auftrags – Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (vorvertraglich/Vertrag).
• KI-gestützte Schadensanalyse Ihrer Fotos zur schnelleren Hilfe – Art 6 Abs 1 lit b und lit f DSGVO.
• Entgegennahme Ihres Anrufs durch den KI-Telefonassistenten, Rückruf und Eingangsbestätigung – Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (vorvertraglich) und lit f DSGVO (berechtigtes Interesse, auch außerhalb der Bürozeiten erreichbar zu sein).
• Schutz unserer Formulare vor automatisierten Absendungen (Cloudflare Turnstile) – Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse, Missbrauch und Massenversand über unsere Formulare zu verhindern).
• Störungsmeldungen aus Liegenschaften, die wir im Auftrag einer Hausverwaltung betreuen – Art 6 Abs 1 lit b und lit f DSGVO auf Grundlage des Betriebsführungsvertrags.
• Rechnungslegung, Buchhaltung und Aufbewahrung – Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (gesetzliche Pflichten).
• Sicherer, stabiler Betrieb der Website – Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse).

KI-gestützte Auswertung

Auf dieser Website ist ein KI-System im Einsatz. Wenn Sie einen Schaden über die Schadensmeldung („Smart Plumber“) melden, wertet eine KI Ihre Fotos und Ihre Bemerkung automatisch aus und erstellt daraus eine unverbindliche Ersteinschätzung. Der Hinweis darauf steht im Formular, bevor Sie ein Foto hochladen.

• Wer die Auswertung durchführt: Google Cloud Vertex AI (Modellfamilie Gemini). Die Verarbeitung findet in der Region europe-west1 beziehungsweise in der EU-Region von Vertex AI statt.
• Was übermittelt wird: die Bilder und Ihre Bemerkung – nicht Ihr Name, Ihre Telefonnummer oder Ihre Adresse. Diese Angaben bleiben bei uns und wandern nicht in die Analyse.
• Kein Training: Nach den Bedingungen von Google Cloud werden die an Vertex AI übergebenen Daten nicht dazu verwendet, die Modelle von Google zu trainieren oder zu verbessern.
• Sie entscheiden: Sie sehen das Ergebnis zuerst und entscheiden erst danach, ob wir uns darum kümmern sollen. Brechen Sie ab, entsteht kein Auftrag.
• Ein Mensch schaut drüber: Die KI trifft keine Entscheidung über Sie. Jede Meldung, die bei uns landet, sieht sich ein Mitarbeiter an; verbindlich ist immer erst die Beurteilung unseres Technikers vor Ort.

Dasselbe KI-System hilft uns intern beim Lesen von Dokumenten – etwa beim Erfassen eingehender Lieferantenrechnungen oder von Prüfberichten aus unserem Postfach. Auch das dient nur der Zuordnung; eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber ist damit nicht verbunden.

KI-Telefonassistent

Rufen Sie uns an, kann Ihr Anruf von einem KI-gestützten Telefonassistenten entgegengenommen werden. Er sagt Ihnen zu Beginn, dass Sie mit einer digitalen Assistentin sprechen. Der Assistent versteht Ihre Sprache automatisch (Spracherkennung), erfasst Ihr Anliegen und antwortet mit einer künstlichen Stimme. Betrieben wird er von unserem Auftragsverarbeiter world4you (siehe unten).

• Was bei uns ankommt: Nur die Angaben, die der Assistent für Ihre Anfrage zusammenfasst – Name, Rufnummer, gegebenenfalls Rückrufnummer und E-Mail, Adresse des Einsatzorts, Ihr Anliegen, gewünschter Zeitraum – sowie eine technische Gesprächskennung. Eine Tonaufnahme oder ein wörtliches Transkript speichern wir nicht.
• Auch wenn Sie vorzeitig auflegen: Damit Ihr Anliegen nicht verloren geht, speichert der Assistent schon während des Gesprächs, was Sie bis dahin gesagt haben. Beenden Sie den Anruf vorzeitig, rufen wir Sie unter der übermittelten Nummer zurück. Möchten Sie das nicht, genügt ein formloser Satz an uns – wir löschen die Angaben dann.
• Erkennung bestehender Kunden: Wir gleichen Ihre Rufnummer mit unserem Kundenstamm ab, um Ihre Anfrage dem richtigen Kunden und Objekt zuzuordnen. Der Assistent erfährt dabei höchstens, dass Sie bereits Kunde sind – Namen, Adressen oder Aufträge nennt er am Telefon nicht.
• Postleitzahl: Fehlt sie in der genannten Adresse, ergänzen wir sie aus unseren eigenen Objektdaten oder über die Adresssuche von Google Maps; dabei wird nur die Adresse übermittelt.
• Eingangsbestätigung per SMS: Ist sie eingeschaltet, erhalten Sie an Ihre Mobilnummer eine kurze SMS mit der Anfragenummer – ohne Inhalt Ihres Anliegens. Versand über seven.io.
• Keine automatisierte Entscheidung: Der Assistent vergibt keine Termine, nennt keine Preise und entscheidet nichts über Sie (Art 22 DSGVO). Jede Anfrage sieht ein Mensch in unserem Büro.
• Speicherdauer: wie bei allen Anfragen – siehe „Wie lange wir speichern“.

world4you setzt für Spracherkennung, Sprachverarbeitung und Hosting eigene Subdienstleister ein. Dabei können Gesprächsinhalte auch in die USA übermittelt werden – auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art 45 DSGVO, EU-U.S. Data Privacy Framework) oder, wo dieser nicht greift, der EU-Standardvertragsklauseln (Art 46 Abs 2 lit c DSGVO) mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Nach Angaben von world4you können dort pseudonymisierte Daten zur Verbesserung der Sprachverarbeitung verwendet werden. Wenn Sie das nicht möchten, erreichen Sie uns auch per E-Mail oder über das Kontaktformular.

Empfänger & Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nicht zum Zweck der Werbung weiter und verkaufen sie nicht. Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind:

• Google Cloud (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – Betrieb der Anwendung (Cloud Run), Ablage der hochgeladenen Dateien (Cloud Storage) und die KI-Auswertung (Vertex AI). Region: europe-west1 (Belgien) bzw. EU.
• Neon (Neon Inc.) – die Datenbank, in der Anfragen, Aufträge und Stammdaten liegen. Region: eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland).
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) – unser Firmenpostfach. Über dieses Postfach läuft der gesamte E-Mail-Verkehr mit Ihnen, also auch Angebote, Rechnungen und Terminbestätigungen.
• world4you (world4you Internet Services GmbH, Linz) – Betrieb des KI-Telefonassistenten samt Spracherkennung und Sprachausgabe, mit eigenen Subdienstleistern (siehe „KI-Telefonassistent“).
• seven.io (sms77 io GmbH, Kiel, Deutschland) – Versand von SMS, etwa Terminerinnerungen und Eingangsbestätigungen. Übermittelt werden nur Mobilnummer und SMS-Text.
• Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA) – prüft beim Absenden eines Formulars, ob ein Mensch oder ein Programm am Werk ist. Dafür verarbeitet Cloudflare technische Merkmale Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse; Ihre Formulareingaben erhält Cloudflare nicht. Meist läuft die Prüfung unsichtbar im Hintergrund.
• Google Maps Platform (Google Ireland Ltd. / Google LLC) – Adresssuche und Fahrzeitberechnung für die Einsatzplanung. Übermittelt werden Adressen, keine Namen oder Telefonnummern.

Mit diesen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art 28 DSGVO. Unsere eigenen Systeme laufen in Rechenzentren in der EU; zu möglichen Übermittlungen in die USA beim KI-Telefonassistenten siehe dort. Wo ein Anbieter ein US-Mutterunternehmen hat, stützen wir die Zusammenarbeit auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Eine Eingangsbestätigung per E-Mail verschicken wir nicht: Ihre Anfragenummer sehen Sie direkt nach dem Absenden auf der Seite.

Kommt Ihre Meldung aus einer Liegenschaft, die wir im Auftrag einer Hausverwaltung betreuen, erhält diese Hausverwaltung je nach vertraglicher Vereinbarung eine Kopie Ihrer Meldung – sie ist unser Auftraggeber und muss wissen, was in ihrem Haus passiert. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn es zur Auftragsabwicklung nötig ist (etwa an einen Subunternehmer oder Lieferanten) oder wenn uns ein Gesetz dazu verpflichtet.

Wie lange wir speichern

Wir haben feste Löschfristen und ein Programm, das sie durchsetzt. Die Fristen hängen bewusst am Vorgang und nicht nur am Kalender: Ein Foto zu einem offenen Auftrag darf nicht verschwinden, nur weil ein Stichtag erreicht ist. Gelöscht wird immer beides zusammen – die Datei im Speicher und der Verweis in der Datenbank.

• Fotos aus abgeschlossenen Meldungen: 6 Monate ab dem Abschluss der Meldung – nicht ab dem Eingang. Eine Meldung, die lange offen war, verliert ihre Bilder also nicht schon am Tag der Erledigung. Danach werden die Bilder gelöscht, der Vorgang selbst bleibt.
• Fotos aus KI-Schadensmeldungen, aus denen kein Auftrag wurde: 3 Monate ab Eingang. Hier bewusst ab Eingang: Wurde binnen drei Monaten kein Auftrag daraus, sollen die Aufnahmen gerade nicht liegen bleiben, nur weil die Meldung nie jemand geschlossen hat.
• Fotos aus Objektbegehungen (Objektcheck): 3 Jahre nach Abschluss der Begehung. Länger, weil das Exposé mit dem Sanierungsfahrplan von diesen Bildern lebt.
• Bewerbungen: 6 Monate ab der Absage, dann vollständig gelöscht – ausnahmslos. Solange ein Verfahren läuft, beginnt die Frist nicht; spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt wird auch eine Bewerbung gelöscht, zu der keine Absage vermerkt wurde.
• Anfragen, aus denen kein Auftrag wurde: 12 Monate ab dem letzten Kontakt, dann vollständig gelöscht. Ist kein Kontakt vermerkt, zählt der Eingang – außer die Anfrage ist gerade in Bearbeitung, dann wartet die Frist, bis wieder etwas passiert ist.
• Internes Zugriffsprotokoll (wer bei uns wann welchen Datensatz geändert hat): 12 Monate.
• Anonyme Seitenaufrufe (nur aufgerufener Pfad und verweisende Seite für unsere Reichweiten-Statistik – ohne IP-Adresse und ohne Cookie): 400 Tage ab dem Aufruf.

Eine gelöschte Datei ist beim Speicheranbieter noch 30 Tage wiederherstellbar – das schützt uns davor, dass ein Fehler unumkehrbar ist. Danach ist sie endgültig weg.

Aufträge, Rechnungen und Belege löschen wir nicht automatisch: Für sie gelten steuer- und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten, die einer früheren Löschung entgegenstehen. Ihren E-Mail-Verkehr speichern wir nicht doppelt – der Verlauf, den unser Büro zu Ihrem Vorgang sieht, wird live aus dem Postfach gelesen und nicht in unsere Datenbank kopiert.

Meldungen aus betreuten Liegenschaften

In manchen Häusern hängt ein Aushang mit QR-Code, über den Bewohnerinnen und Bewohner eine Störung direkt melden können. Was Sie dort eingeben – Top-Nummer, Kontaktdaten, Beschreibung und bis zu drei Fotos – geht an uns und, sofern im Betriebsführungsvertrag so vereinbart, in Kopie an die Hausverwaltung. Sie brauchen dafür kein Konto und wir legen auch keines für Sie an. Für die Fotos gelten dieselben Löschfristen wie oben.

Reichweitenmessung & Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Ein Cookie wird nur gesetzt, wenn sich jemand in unserem internen Bereich oder im Hausverwaltungs-Portal anmeldet – für die Anmeldung selbst.

Wie oft eine Seite aufgerufen wird, zählen wir selbst und ohne Cookie: Gespeichert werden nur der Pfad der Seite und die verweisende Adresse, keine IP-Adresse und keine Kennung, über die sich ein Besuch einer Person zuordnen ließe. Google Analytics, Meta-Pixel oder vergleichbare Werkzeuge setzen wir nicht ein – deshalb finden Sie hier auch kein Cookie-Banner.

Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Hochgeladene Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und werden nur nach Prüfung der Berechtigung ausgeliefert. Der interne Bereich ist angemeldeten Mitarbeitern vorbehalten, Änderungen an Datensätzen werden protokolliert, und die Zugriffe der Hausverwaltungen im Portal sind auf deren eigene Objekte beschränkt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schreiben Sie uns dafür einfach an office@gws-installationstechnik.at – ein formloser Satz genügt. Beschwerden können Sie bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) einbringen.

Änderungen

Ändert sich, was wir verarbeiten oder welche Dienste wir einsetzen, ändern wir diese Erklärung mit. Maßgeblich ist die Fassung mit dem oben angegebenen Stand.